کارمند بی انضباط
انضباط کاری، مفهمومی بدیهی در هر سازمان و شرکتی است.
همه ی کارکنان سازمان در هر جایگاهی که باشند باید خود را با قوانین و مقررات آن تطبیق بدهند. این موضوع از هرج و مرج در محیط کار جلوگیری خواهد کرد.
انضباط در سازمان به این منظور می باشد که کارکنان، رفتاری حداقل قابل قبول از خود ارائه بدهند که آن را بر حسب پایبندی به قوانین، مقررات، سیستم ها و فرآیندهای شرکت تعریف می کنند همچنین تضمین کننده ی عملکرد صحیح است و باعث ایجاد محیطی امن برای کسب و کار می شود.
مدیریت یک کارمند بی انضباط یک تجربه دیوانه کننده است.
چطور میتوانیم به کارمندی که ذهنش آشفته و برنامه هایش آشفته و درهم برهم است کمک کنیم که روند خود را تغییر دهد؟
بسیاری از افراد انضباط را ناشی از وجود مجازات می دانند اما این طرز تفکر غلط است. انضباطی موثر انضباطی است که رعایت نظم در سازمان را از طریق اقدامات اصلاحی تضمین کند.
حل این مشکل سخت اما ضروری است.
برای جلوگیری از این مشکل میتوانید از روش های زیر عمل کنید تا به نتیجه مطلوب برسید:
بررسی ابعاد مشکل
علت و تاثیرات بی نظمی را مورد بررسی قرار بدهید. نشانه های بی انضباطی را جستجو کنید، سپس به این فکر کنید که رفتار کارمند بی انضباط چه آسیبی به عملکرد تیم وارد میکند؟ بررسی کنید که آیا رویکرد این کارمند، صرفا یک تفاوت در سبک کار کردن است یا دارد به سیستم آسیب میزند؟ اگر کارمند شما بی نظم اما در عین حال قابل اعتماد است لازم نیست اقدامی انجام دهید.
همدلی کردن
بررسی کنید که آیا کارمندتان همیشه بی انضباط بوده یا به تازگی این رفتار را نشان میدهد؟ شما نمی دانید که او برای آنکه کارش را خوب انجام دهد تحت چه فشارهایی است. شاید او دچار مشکلی است که منظم بودن را برایش به یک چالش تبدیل کرده است. این را قبول کنید که نظم یک مهارت است که هر کسی ندارد سعی کنید درکش کنید کمی فروتن باشید تا مسئله حل شود.
اگر گرایش های کارمندتان به بازدهی تیم آسیب میزند با او صحبت کنید به او یاری برسانید که تاثیر و پیامدهای بی انضباطی خود را مشاهده کند و درک کند شاید به خاطر تاخیر و بی نظمی او در انجام کارها، شرکت مجبور شود زیر بار هزینه های اضافه برود یا اینکه شاید رفتار او در آینده برای بقیه باعث ایجاد دردسر بشود. به جای بازخواست از او از در خیرخواهی وارد شوید؛ معمولا آدم های بی انضباط مجبورند برای جبران بی نظمی خود ساعت ها اضافه کاری انجام بدهند، به او یاد آوری کنید که اگر نظم را رعایت کند ذهنیت دیگران درباره او تغییر می کند و بهتر می شود.
اشتراک گذاری روش های موثر
سیستم و روش های خود را برایش بیان کنید. این لیست می تواند شامل لیست کارها، بایگانی، نام گذاری فایل ها و بازنگری پروژه باشد. لازم به ذکر است افرادی که میز کارشان نامرتب است معمولا افراد بصری هستند پس به جای یک فایل اکسل یک تخته وایت بورد یا جدول برنامه ریزی بیشتر به دردشان میخورد.
این کار را به یک کار تیمی تبدیل کنید ولی زیاده روی نکنید؛ اشتراک گذاری خوب است ولی نباید حالت دستوری پیدا کند.
یادآوری تفکیک وظایف
یکی از رایج ترین مشکلات کارمند بی انضباط این است که نمی تواند وقت خود را به وظایف محول شده اختصاص دهند. این کارمندان نمیتوانند اولویت بندی کنند؛ در برخی موارد آنها حتی نمیداند باید از کجا شروع کنند. به او کمک کنید یاد بگیرد چگونه وظایف خود را به قسمت های کوچکتر تقسیم و تفکیک کند.
صبور باشید
در پایان به این توجه کنید که این مشکل یک شبه حل نمی شود بلکه سخت و زمانبر است. به او بی احترامی نکنید به خصوص اگر می بینید دارد تلاش می کند. تلاش هایش را ببینید و موفقیت هایش را جشن بگیرید.
برای اطلاع از اطلاعات بیشتر در مورد انضباط کاری میتوانیید به این مقاله مراجعه کنید.
اصول مدیریت نظم سازمانی
نظم سازمانی ساختاری است که باعث می شود یک سازمان یا یک شرکت برای دستیابی به اهدافی مشترک، کارها و فعالیت هایی را انجام دهد. این موضوع نظم خاصی را بین افراد و کارمندان ایجاد می کند و در نهایت باعث می شود چرخ سازمان راحت تر بچرخد.
وقتی نظم سازمانی ایجاد می شود ترکیبی منسجمی از روابط، عملکردها و امکانات را به وجود می آورد.
نظم سازمانی به عنوان الگو یا شبکه ای از روابط تعریف می شود که در موقعیت های مختلف در یک سازمان خود را نشان می دهد. این موضوع الگویی از روابط است که به صورت آگاهانه از طریق یک فرایند برنامه ریزی شده ایجاد شده است. مدیران حرفه ای که نقش زیادی در سازمان دارند، معمولاً در مورد الگو های اساسی تاثیر گذار در انضباط سازمانی تصمیم می گیرند که از نظر آن ها برای خودشان، اهدافشان و سازمان مناسب تر باشد.
درجایی که کارمندان ارزش انضباط را می دانند و پیامدهای رفتار اشتباه خود را درک می کنند دوست دارند بتوانند انتظارات را پیش بینی و روز کاری خود را مدیریت کنند.
برای ایجاد نیروی کار منضبط در سازمان تان پیشنهاداتی ارائه می شود. از دیگر عوامل موثر بر نظم سازمانی می توان به محیط و بزرگی سازمان، فن آوری و استراتژی نام برد.
تدوین خط مشی
برای سازمان اهمیت دارد که کتابچه راهنمای خط مشی یا کتاب راهنمای کارمندان را دارا باشد و در آن، حداقل رفتارهای مد نظر در زمینه های مختلف مثل حضور، مرخصی، تعاملات کارمندان، تعاملات فروشندگان ،نحوه رفتار در محیط کار، نوع پوشش و … را تعریف کند.
سیاست های این کتاب راهنما باید به طور منظم بررسی و به روز رسانی شود و با همه ی کارمندان به اشتراک گذاشته شود. پیامد های تخطی از خط مشی سازمان باید به طور واضح گفته شود. در طراحی خط مشی باید انصاف داشته باشید. در حالی که هر سازمان می کوشد تا جایی که ممکن است سودآور باشد، هدف باید پایداری دراز مدت، رشد، حسن نیت، رابطه ی مثبت کارمند و کارفرما و خلق نیروی کار شاد باشد. نباید رویکرد قانون برای قانون را در پیش گرفت.
هماهنگی در اقدامات
هیچ تفاوتی نباید در اجری قوانین و مقررات وجود داشته باشد. اقدامات انضباطی باید از قانون اجاق داغ پیروی کند که می گوید هر کس اجاق را حس کند، دستانش را می سوزاند.
این سوختن، جدا از این است که چه کسی به اجاق دست می زند و موضوعی غیر شخصی می باشد.
نوع اقدام انضباطی
اقدام انضباطی نباید تنبیهی باشد باید اصلاح کننده باشد. هدف از اقدام انضباطی تغییر در رفتار کارکنان است.
این اقدامات شامل نصیحت شفاهی، هشدار کتبی، کسورات مالی، تعلیق و سپس اخراج که به عنوان آخرین گزینه می باشد.
پیگیری پرونده های انضباطی
اقدامات انضباطی که علیه کارمندان انجام می شود باید پیگیری و برای بخش منابع انسانی ارسال شود تا آن را در پرونده شخصی کارکنان قرار دهند. به خاطر داشته باشید اگر حرف از محاکمه ای قانونی باشد ممکن است تمام اسناد و ایمیل ها به عنوان مدرک، مورد استفاده قرار گیرد. لازم به ذکر است که کارمندان محدودی باید به داده های انضباطی دسترسی داشته باشند همچنین سیستمی شفاف ایجاد کنید و راز داری و امانت داری را به همه گوشزد کنید.
سازمان های کامل و بالغ، برای رسیدگی به شکایات و اعتراضات هم شرایطی را در نظر می گیرند این نه تنها به کاهش موارد انضباطی کمک می کند بلکه در بازبینی سیاست ها و قوانین شرکت نیز کمک می کند.