راهکار و روش حفظ کارکن

– حفظ کارکنان

حفظ کارمند موضوعی است که در سازمانها و نشریات مرتبط با کسب و کار بسیار به آن توجه میشود اما منظور از حفظ کارمند دقیقا چیست؟

چرا امروزه در دنیای کسب و کار بیش از هر زمان دیگری اهمیت یافته است؟

و عواملی که سبب تقویت و یا شکست تلاشها در این زمینه میشوند کدامند؟

این کتاب به موضوعات مطرح شده پاسخ خواهد داد.

حفظ کارمند به چه معناست؟

حفظ کارمند به توانایی سازمان در نگهداری کارمندان مستعد و شایسته، یعنی افرادی که به رقابت پذیری سازمان در دنیای به سرعت در حال تغییر امروزی کمک می کنند اشاره دارد.

از نقطه نظر سازمان حفظ کارمند به معنای همکاری دائمی با تمام کارمندان نیست بلکه به معنای حفظ کارمندان شایسته در بیشترین زمان ممکن متناسب با عملکرد خاص هر یک از آنان است.

برای مثال شاید بتوان گفت دوره مفید تصدی بعضی مشاغل، نظیر برنامه نویسی رایانه ای تنها دو سال است.

اگر اجازه دهید افراد پس از طی این دوره زمانی شغل خود را ترک کنند قادر خواهید بود کارمندان جدیدی را که از پیشینه تحصیلی یا تجربه فنی به روزتری برخوردارند و احتمالاً درخواست حقوق کمتری دارند جایگزین آنان نمایید.

مطمئناً حفظ کارمند به معنای ادامه سرمایه گذاری بر روی کارمندانی نیست که به هر دلیل نقش مثبتی برای سازمان ایفا نمی کنند.

اهمیت موضوع حفظ کارمند در میان فرهنگهای مختلف متفاوت است.

برای مثال در بعضی کشورها کارمندان تمام عمر حرفه ای خود را در یک سازمان سپری میکنند در حالی که ممکن است در کشورهای دیگر کارکنان، بسته به فرصتهای موجود و علایق و اولویتهای خود همواره در حال تغییر شغل باشند.

حتی در درون یک فرهنگ یا کشور یا یک منطقه جغرافیایی نیز مشاهده می شود که اهمیت حفظ کارکنان شایسته بسته به شرایط اقتصادی و واقعیتهای کاری در حال تغییر متفاوت است.

• اهمیت حفظ کارمندان در چیست؟

حفظ کارمندان شایسته را میتوان به دلایل متعدد یکی از ضروری ترین عوامل موفقیت در دنیای کسب و کار امروزی به شمار آورد.

شرکت ها بر سرمایه فکری متکی هستند در عصر پر از تغییر و تحول کنونی شرکت ها برای بقا و رشد خود نه به ماشین آلات یا سرمایه های مالی بلکه به افرادی متکی هستند که برای حفظ رقابت پذیری سازمان مبادرت به کسب تولید و استفاده از دانش میکنند.

کسب و کارهای موفق امروزی موفقیت خود را مدیون ایده های جدید و مبتکرانه و ارایه محصولات و خدمات برتر میدانند که تمام اینها از دانش و مهارت کارمندان یا به بیان دیگر سرمایه فکری آنان نشات می گیرد.

از جمله گروههایی برخوردار از سرمایه فکری میتوان به موارد زیر اشاره کرد

• برنامه نویسان رایانه ای
• مهندسان شبکه
• طراحان فنی
• تحلیلگران بازار

افراد دیگری که به دلیل برخورداری از سرمایه فکری در زمره دارایی های گرانبهای سازمان قرار می گیرند عبارتند از:

•  مدیران میانی از نحوه برقراری ارتباطات لازم برای پیشبرد امور به خوبی آگاه هستند

•  مدیران اجرایی رده بالا از سالها دانش و تجربه تجاری برخوردارند متخصصان و کارشناسان برنامه ریزی استراتژیک توسعه کسب و کار از قدرت بالایی در تجزیه و تحلیل بازار و رقبا برخوردارند.

• متخصصان منابع انسانی در مورد استخدام قانون کار، انگیزش و سایر موضوعات مرتبط با کارکنان اطلاعات خوبی دارند.

•  مشاوران حقوقی درون سازمانی بر حقوق مالکیت فکری وثایق و بسیاری دیگر از حوزه های حقوقی تسلط دارند و در صورت لزوم، شما را برای مشاوره تخصصی به کارشناسان معرفی میکنند

زمانی که کارمندان با ارزش و شایسته کار خود را ترک می کنند به این معناست که شرکت شما دانش و مهارتی را که به سختی و اغلب با صرف هزینه های هنگفت کسب کرده است از دست میدهد حال تصور کنید این کارمندان به شرکت های رقیب در بازار بپیوندند.

در این صورت ضرر متحمل شده چندین برابر می شود و شرکت شما نه تنها سرمایه فکری خود را از دست داده است بلکه این سرمایه را به راحتی در اختیار رقیب خود قرار داده است بدون آن که رقیبتان وقت و هزینه ای را که شما متحمل شده اید بپردازد.

شمار بیشتری از افراد در حال ترک شرکتها هستند.

امروزه حفظ کارمندان برای شرکتها بیش از هر زمان دیگری اهمیت یافته است، زیرا حفظ کارمندان شایسته دشوارتر از قبل شده است.

برخی آمارها نشان میدهند که حفظ کارمندان در سازمان تا چه حد در وضعیت بحرانی قرار دارد، بر مبنای یک مطالعه۳ درصد از کارمندان یعنی یک سوم آنان در دسته پرخطر» قرار می گیرند.

بدین معنا که خود را نسبت به کارفرمای فعلی متعهد نمیدانند.

وهیچ برنامه ای برای ادامه به کار در طول دو سال آینده ندارند.

حدود ۴ نفر از هر ۱۰ نفر یعنی ۳۹ درصد از کارکنان احساس «گرفتاری» میکنند بدین معنا که نسبت به سازمان خود احساس تعهد نمی کنند اما قصد دارند تا سال آینده در آن بمانند.

تنها ۲۴ درصد یک نفر از هر چهار نفر به معنای واقعی وفادار» هستند یعنی نسبت به سازمان خود حس وابستگی دارند.

و قصد دارند حداقل تا دو سال آینده را در آن سپری کنند.

کاملا واضح است که شمار روزافزونی از کارمندان به ترک کار تمایل پیدا کرده اند و یا در حال برنامه ریزی برای ترک کار هستند و این موضوع در وضعیت هشدار دهنده ای قرار دارد.

جایگزین ساختن نیروی کار هزینه بر است ضرری که از دست دادن یک کارمند بر سازمان تحمیل میکند بسیار بیشتر از هزینه ای است که صرف آموزش وی شده است. هر بار جایگزینی کارمندان میتواند هزینه های زیر را برای شرکت به همراه داشته باشد.

• هزینه جستجو از جمله جستجو در شرکتها آگهی های روزنامه و غیره مخارج مستقیم انجام مصاحبه برای مثال:

• هزینه رفت و آمد هتل و غذا

• صرف وقت مدیران و اعضای تیم برای مصاحبه

• به تعویق افتادن کار تا زمان استخدام نیروی جدید

• تحمیل کار اضافه به سایر کارمندان به منظور رسیدگی به امور تا زمانی

• که نیروی جایگزین استخدام شود و تحت آموزش قرار گیرد

• کاهش روحیه و بهره وری سایر کارمندان به دلیل قرارگیری در وضعیت فشار کاری بیشتر

• اعطای پاداش مزایا و حق جابجایی به نیروی کار جدید

• صرف وقت برای آشناسازی و آموزش نیروی کار جدید

• بهره وری پایین نیروی کار جدید در طول دوره آموزشی اغلب شش تا دوازده ماه

• از دست دادن مشتریان و قراردادهای کاری احتمالی

• احتمال کناره گیری سایر کارمندان ترک) کار از سوی یکی از آنها سبب

• ترغیب دیگران به این کار میشود آنچه اثر دومینو نامیده میشود

آگاهی از هزینه های مالی ترک نیروی کار خود به تنهایی شما را متعجب خواهد ساخت جایگزین کردن نیروی کار جدید برای شرکت شما حداقل دو برابر حقوق سالانه کارمندی که شغل خود را ترک میکند برایتان هزینه خواهد داشت.

خروج نیروی کار رضایت و سودآوری مشتریان را کاهش میدهد. از دست دادن کارمندی شایسته هزینه دیگری را نیز در پی دارد از دست رفتن رضایت مشتری و در نهایت سودآوری شرکت اما چطور؟

هر چه کارمندان بیشتر در شرکت باقی بمانند با علایق مسائل نیازها و عوامل خاصی که سبب وفاداری مشتریان میشود بهتر آشنا میشوند.

مشتریان نیز با کارمندانی که به طور مستقیم با آنها سر و کار دارند آشنا میشوند و هر بار که با شرکت شما معامله می کنند، از شنیدن صدا یا دیدن چهره ای آشنا احساس بهتری میکنند.

در صورت ترک کار از سوی کارمندان ممکن است مشتریان همان کیفیت خدماتی را که به آن عادت داشته اند دریافت نکنند و اگر این موضوع آنها را ناراحت کند برای انجام کارشان به شرکتهای دیگر مراجعه خواهند کرد.

در نتیجه باید گفت هزینه از دست دادن مشتریان باعث میشود از دست دادن یک کارمند بسیار پرهزینه تر شود.

آمار و ارقامها در این زمینه موجب شگفتی است بیشتر شرکتها نیمی از کارمندان خود را ظرف سه تا چهار سال و نیمی از مشتریان خود را ظرف پنج سال از دست میدهند در این زمانه که داشتن حتی یک مشتری وفادار نعمت است از دست دادن کارمندان شایسته ای که مشتریان وفادار را نگاه میدارند برای شرکت شما بسیار گران تمام خواهد شد.

مدیران برترین کارمندان خود را به چشم برترین مشتریان خود می بینند پس از آن که به دستشان آوردند از هیچ چیز برای حفظ آنهادریغ نمی ورزند.

فردریک اف ریچلد

به چه دلیل کارمندان در یک شرکت میمانند؟

کارمندان به دلایل متعددی که بیشتر ریشه فرهنگی دارد، تصمیم به ماندن در یک شرکت می گیرند اما در فرهنگهایی که در آن تغییر شغل امری رایج است.

مهمترین دلایلی که باعث میشود افراد در شغل خود باقی بمانند عبارتند از:

حس غرور نسبت به سازمان همه دوست دارند برای شرکتهای موفق و با ثباتی کار کنند که رهبرانی توانمند آنها را اداره میکنند.

کسانی که طرحهای استراتژیک خوبی برای موفقیت دارند و میتوانند دیگران را برای تحقق رویای سازمان همراه کنند.

هماهنگی با رئیس رابطه مستقیم کارمند با رئیس از همه چیز مهمتر است.

ممکن است فرد تنها به این دلیل در کار خود باقی بماند که از همکاری با شخص خاصی که حامی وی است احساس رضایت میکند.

حقوق و مزایا بیشتر افراد مایلند برای شرکتهایی کار کنند که حقوق مناسبی پرداخت میکنند که شامل دستمزد و پاداش و مزایای پنهانی مانند ارایه فرصتهای یادگیری و رشد نیز میباشد.

وابستگی فرصت کار کردن با همکاران محترم و هم فکر نیز عامل دیگری است که افراد زیادی به آن بها میدهند.

معنادار بودن کار دست آخر آن که افراد تمایل دارند در شرکتهایی مشغول به کار شوند که با علاقه ها و سلیقه های آنها بیشترین سازگاری را دارد.

چرا کارمندان شرکتی را ترک می کنند؟

بیشتر افراد به علت تغییر شرایط تصمیم به ترک شرکت می گیرند.

برای مثال کیفیت تصمیمات مدیران رده بالای شرکت دچار افت میشود یا مدیران جدیدی که کارمندان به آنها اعتماد کافی ندارند یا احساس راحتی نمیکنند رهبری را در دست میگیرند.

همچنین ممکن است فرد به دلیل ایجاد مشکل در رابطه خود با مافوق و نداشتن راه حل جایگزین تصمیم به ترک شرکت بگیرد.

یک یا چند تن از همکاران که بسیار مورد احترام و علاقه او بوده اند شرکت را ترک میکنند و با این اتفاق حس علاقه و وابستگی وی به شرکت از میان می رود.

مسئولیت های شغلی فرد به گونه ای دچار تغییر میشود که آن حرفه دیگر علاقه های وی را پوشش نمیدهد و موجب تحریک وی برای ترک شرکت میشود.

اما شاید بتوان گفت مهمترین عامل در ترک شرکت از سوی افراد این است که آنها به اشتباه این کار را انجام میدهند یعنی آنها بدون آن که بدانند چرا از شغل خود ناراضی هستند یا چه فرصتهایی برای پیشرفت پیش رو دارند، تصمیم به خروج میگیرند.

در نتیجه این افراد از شرکتی به شرکت دیگر تغییر شغل میدهند و همین اشتباه را مرتب تکرار میکنند.

برای مثال مهندسی که عملکرد رضایت بخشی دارد و مدت زمان زیادی است که در شرکت مشغول به کار است به رده مدیریت ارتقا می یابد، در حالی که ممکن است این فرد به مدیریت علاقه ای نداشته باشد.

در واقع فرد هنوز عمیق ترین علایق کاری خود را نشناخته است و قادر نیست با نقش و مسئولیت جدید خود ارتباط برقرار نماید بنابراین به این نتیجه میرسد که دیگر علاقه ای به ادامه کار در آن شرکت ندارد و به دنبال شغل دیگری می گردد.

اما متاسفانه کار دیگری که انتخاب میکند نیز احتمالا با مدیریت مرتبط است.

پس مدت زمانی را نیز در شغل جدید سپری میکند تا این که باز هم از کار احساس نارضایتی میکند و شرکت جدید را نیز برای خود مناسب نمی داند.

پیش بینی ها نشان می دهد ۳۵ درصد از نیروی کار آمریکا در مدت زمان پنج سال آینده داوطلبانه کار خود را ترک خواهند کرد.

خیر هریس و جوان برانیک

پرسش و پاسخ